Les démarches administratives d’avant départ

Les 12 travaux d'Asterix fait un VIE
Les 12 travaux d’Asterix fait un VIE

« Nous sommes transportés dans une autre dimension. Une dimension inconnue de l’Homme. Une dimension faite non seulement de paysages et de sons, mais surtout d’esprit. Une dimension sans espace, ni temps, mais infinie. C’est un voyage dans une contrée dont la seule frontière est notre imagination. Un voyage dans les ténèbres. Un voyage au bout de la peur, aux tréfonds de nous-même. Un voyage dans l’administration ! »

Je me souviendrai toute ma vie du jour où Coface m’a appelé pour m’annoncer que j’allais partir aux États-Unis en VIE pour rejoindre l’équipe Information System. Après avoir cherché pendant longtemps, je touchais enfin au but. Je savais enfin où j’allais, pour combien de temps et dans quel cadre professionnel. Je pouvais enfin dire à mes proches avec fierté comment serait ma vie pour les deux prochaines années. Ça m’a pris plusieurs jours pour bien réaliser ce qui m’arrivait. Plusieurs jours à être sur un petit nuage, plusieurs jours à déborder d’énergie et à vouloir croquer la vie à pleines dents. Et ça tombe bien, car il en a fallu de l’énergie et de l’envie pour venir à bout des démarches administratives d’avant départ. Dans cet article, je vais vous expliquer les étapes par lesquelles je suis passé pour constituer mon dossier de VI auprès de Business France et obtenir un Visa J1 pour aller aux États-Unis.

S’inscrire chez Business France

A la suite de l’appel téléphonique, j’ai du tout d’abord confirmer par email que j’acceptais officiellement l’offre de Coface. J’ai alors été contacté par Woodshelle Comeau, Group HR & Global Mobility Specialist chez Coface. Je profite de cet article pour la remercier rapidement pour son encadrement sans faille. Elle m’a envoyé un courriel contenant, entre autres, un tableau récapitulatif de toutes les étapes administratives qui me séparaient du jour du départ. Ce tableau concernait plusieurs acteurs, à savoir : l’Host Entity (dans mon cas, Coface North America), le Group HR Departement (les ressources humaines du groupe Coface), le Volunteer (moi-même) et enfin Business France. Pour faire simple (basique), je vais mettre en avant uniquement mes propres démarches et les échanges que j’ai eu avec les trois autres acteurs. Voici ce qui s’est passé.

Mes démarches d'avant départ côté Business France
Mes démarches d’avant départ côté Business France

1 – Coface France m’a demandé, d’une part, de remplir un formulaire (Personal Details) et d’autre part, de le renvoyer, accompagné d’une copie de mon passeport et d’un RIB. Une fois les documents réceptionnés, ils ont déposé une demande d’affectation auprès de Business France. Nous étions alors le 19 février 2018.

2 – Les jours ont passé et Business France m’informa qu’ils allaient instruire ma demande. Le 7 mars 2018, j’ai reçu par email un fichier PDF important : la lettre d’engagement (sorte de de contrat de travail). Je devais la lire, la signer et la retourner. Elle était accompagnée d’une attestation d’aptitude médicale à faire remplir par un médecin agréé et de la convocation pour la journée d’intégration obligatoire.

3 – Pensant que je devais renvoyer la lettre d’engagement en même temps que l’attestation d’aptitude médicale, j’ai attendu d’être assez avancé dans le processus d’obtention de mon VISA pour renvoyer l’ensemble. En effet, la visite médicale doit être effectuée dans le mois qui précède le départ. Ainsi, si votre départ doit être différé d’un mois (par exemple à cause d’un retard dans l’obtention du VISA), vous devrez repasser la visite médicale à nouveau. Je suis donc allé chez le médecin le jeudi 18 avril (une fois mon DS-2019 reçu) et j’ai tout envoyé le lendemain à Business France. Ne faîtes pas comme moi, occupez au plus tôt de la lettre d’engagement. D’une manière générale, essayez de toujours faire les choses le plus tôt possible. Enfin, sachez que seul un médecin agréé ARS pourra signer l’attestation d’aptitude médicale.

4 – Ensuite, je me suis rendu à la journée d’intégration obligatoire organisée par Business France à Paris. J’étais un peu stressé car je n’avais pas encore reçu mon VISA et le jour du départ approchait rapidement. Je fus rassuré de voir que je n’étais pas le seul dans cette situation et que cela n’inquiétait pas Business France. En parlant de ne pas être le seul, j’ai été surpris par le grand nombre de VIEs qui allait partir début mai comme moi. Je garde un bon souvenir de cette journée d’intégration et j’en retiens notamment son côté positif / rentrée scolaire, ainsi que l’intéressante présentation sur la sécurité informatique organisée par la DGSI.

5 – Après plusieurs jours d’attente, j’ai enfin reçu mon VISA J1 ! J’ai rapidement envoyé une copie numérique du VISA J1 et du formulaire DS-7002 à Business France, via mon espace personnel sur leur site internet.

6 – Enfin, comme il y avait une incertitude sur la réception du VISA en temps et en heure, nous avons décidé avec Woodshelle de décaler le départ au 3 mai. Business France a accepté et m’a appelé deux-trois heures après l’étape 5 afin de choisir un vol en fonction de mes possibilités. J’ai ensuite reçu par email la réservation de mon vol Paris -> Newark.

Obtenir le VISA J1

Intéressons-nous maintenant au VISA J1. Pour effectuer un VIE aux Etats-Unis, il faut obligatoirement être en possession de ce VISA. Ce dernier est valable au maximum 18 mois. Pour l’obtenir, je suis aussi passé par plusieurs étapes mais les acteurs étaient légèrement différents. Il y avait toujours l’Host Entity (Coface North America) et le Volunteer (moi) mais avec en plus deux nouveaux : la FACC (French-American Chamber of Commerce) de New York et l’Ambassade des Etats-Unis à Paris. Une fois encore, voici le résumé graphique et, centré uniquement sur ma petite personne.

Mes démarches d'avant départ pour obtenir le VISA J1
Mes démarches d’avant départ pour obtenir le VISA J1

1 – Quand Business France m’a informé que mon dossier était accepté, ils m’ont aussi annoncé que Coface North America avait choisi la FACC de New York pour être mon sponsor. Pour commencer la procédure, j’ai donc tout d’abord pris contact avec eux via leur formulaire J1 Visa Request.

2 – 24 heures plus tard, j’ai reçu un premier email de la FACC. Ce mail contenait principalement les instructions pour constituer le dossier de candidature. Il marquait aussi le début d’une course contre la montre. En effet, une fois ce mail reçu, les candidats disposent de deux jours ouvrés pour envoyer le dossier.

Constituer un tel dossier en 24h peut rendre temporairement fou
Constituer un tel dossier en 24h peut rendre temporairement fou

3 – Réaliser ce dossier a été long et compliqué. Il faut être rigoureux pour ne pas perdre de temps et surtout éviter d’oublier un document sous peine de voir son dossier refusé. Vous pouvez voir sur l’image ci-dessus le volume et l’étendue de mon propre dossier. Je l’ai renvoyé dans les temps mais non sans difficultés. N’hésitez pas à solliciter la FACC rapidement si il vous manque un document ou si vous avez un doute, ils sont très serviables.

4 – Quelques jours après, je respirais enfin, mon dossier avait été accepté par la FACC.

5 – Ensuite, Coface North America m’a envoyé par email le formulaire DS-7002 rempli et signé par mon futur superviseur. Je l’ai signé à mon tour, puis retourné à Coface North America.

6 – C’est alors que l’heure de l’entretien d’évaluation est arrivée. Organisé par la FACC, d’une durée de 30 minutes et en anglais, il a pour objectif de préparer le terrain pour l’entretien qui a lieu à l’ambassade des Etats-Unis. Les questions sont du genre « Qu’allez-vous faire aux Etats-Unis ? », « Que ferez-vous à la fin de votre stage aux Etats-Unis ? » ou encore « Quel est l’objectif du VISA J1 ? ». Pendant l’interview, la qualité du son était médiocre et j’ai eu des difficultés à comprendre toutes les questions du premier coup. Notez que si vous échouez à cet entretien, votre candidature sera rejetée.

7 – Le lendemain, la FACC m’a informé qu’elle avait expédié le précieux formulaire DS-2019, celui qui permet d’obtenir le VISA J1 quand il est présenté à l’ambassade des Etats-Unis. J’ai regardé le suivi UPS, fébrilement, heure par heure, quand tout à coup, j’ai vu que mon colis ne bougeait plus, il était bloqué aux Etats-Unis. Après deux très longs jours, j’ai décidé d’avertir la FACC. Après une autre journée d’attente, ils ont demandé à UPS d’ouvrir une enquête pour colis égaré et surtout, ils m’ont envoyé un formulaire DS-2019 de remplacement. Celui-ci est arrivé en 48 heures. Pour la petite anecdote, le premier est finalement arrivé trois semaines après le début de mon VIE…

8 – Immédiatement après avoir reçu le formulaire DS-2019, j’ai pris rendez-vous à l’ambassade des Etats-Unis pour (enfin) obtenir mon VISA J1. Pour obtenir toutes les informations sur ces dernières démarches, je vous invite à lire le très bon article de From Paris to Nola Real Quick : Démarches pour la demande de VISA : SEVIS,DS160, RDV à L’AMBASSADE. En ce qui me concerne, j’ai du attendre 10 jours pour avoir un rendez-vous. Pour la photo d’identité, j’ai utilisé un site en ligne comme par exemple https://www.idphoto4you.com pour générer une planche de photos valides. Plus généralement, je réalise toujours mes photos d’identité seul, avec mon iPhone, en posant sur un fond blanc et en éclairant correctement mon visage. Je retouche ensuite légèrement la photo pour avoir un fond uniforme.

Ambassade des Etats-Unis à Paris
Ambassade des Etats-Unis à Paris

9 – Dix jours après, j’étais à Paris, devant l’Ambassade des Etats-Unis, juste à côté de la place de la Concorde. Avant d’entrer, on m’a confisqué mon téléphone et mon sac à dos. A l’intérieur, c’était un autre monde. C’était un peu comme être déjà aux Etats-Unis. J’ai attendu calmement mon tour dans une longue file d’attente, bien ordonnée, dans une salle aux murs constitués de windows numérotées (guichets). Pour terminer cette épreuve, il faut répondre à une série de questions posée par l’agent qui examine la demande. C’était pour cet entretien que la FACC m’avait entrainé et au final, il s’est avéré beaucoup plus court et simple que ce que j’avais imaginé. À la fin, l’agent m’a dit que j’allais recevoir mon passeport par courrier sous 3 – 4 jours avec mon VISA J1 à l’intérieur.

10 – Et finalement, mon VISA J1 est enfin arrivé ! Qu’il était beau, blanc, rouge et bleu et plein de promesses ! Il ne me restait plus qu’à partir pour les États-Unis avec lui et le formulaire DS-2019.

Mon Visa J1
Rocky
Rocky

Bref, vous l’aurez compris, je n’aime pas avoir à faire aux administrations et cet épisode de mon VIE n’est pas mon préféré. J’espère que vous serez plus chanceux que moi dans vos propres démarches. Je le redis, faîtes les choses dès que possible, cela vous évitera de stresser plus qu’il ne faut. Et puis, si jamais ça se passe « mal », dans le pire des cas, votre départ sera simplement un peu décalé. Comme dit le poète, l’important, c’est d’arriver. Peu importe la durée du voyage.

6 réponses sur “Les démarches administratives d’avant départ”

  1. Bonjour Romain,
    Il faut vraiment avoir la motivation chevillée au corps !
    J’espère que tu vas bien et que tout roule comme tu le désires.
    A bientôt

    1. Oui il faut s’accrocher mais ça en vaut la peine. Le plus dur a été le premier mois et maintenant c’est beaucoup plus simple.

      Je n’ai pas encore terminé de parler de mes galères administratives sur ce blog.

  2. Bonjour,
    J’ai une question concernant le dossier pour la FACC. Comment tu as matérialisé le « work experience ». Est ce qu’il faut aller voir ses anciens employeurs pour obtenir une attestation, est ce qu’un certificat de travail justifiant des dates peut passer, ou une attestation pole emploi justifiant des dates et des heures réalisées ?
    Merci
    A bientôt
    Nelly

    1. Bonjour Nelly,

      Pour prouver mon expérience professionnelle, j’ai fourni à la FACC des copies de mes contrats de travail et de mes attestations pole emploi. Cependant, pour un de mes emplois passés, ils m’ont demandé de faire signer par le chef de l’entreprise une attestation supplémentaire.

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